Integração VTEX com ERP: pedidos por seller, filiais e boas práticas

A integração VTEX com ERP leva os pedidos da loja para o sistema de gestão e garante que cada um chegue a quem vai separar, faturar e despachar. Na VTEX, isso tem uma particularidade: o pedido vem identificado pelo seller que vendeu, e é o seller que define para qual empresa ou filial ele deve ir. Acertar esse roteamento é metade da integração. A outra metade é o que precisa voltar para a loja: nota, despacho e rastreio.

O que é a integração VTEX com ERP?

A VTEX é uma plataforma de comércio digital usada com frequência por varejistas de operação mais complexa: várias marcas, lojas físicas, centros de distribuição, franquias. O ERP é onde a empresa fatura, controla o estoque e fecha o financeiro. Integrar os dois significa:

• trazer cada pedido aprovado da VTEX para a operação, com cliente, itens, valores e entrega;
• decidir, pedido a pedido, qual empresa e qual filial atendem;
• devolver à loja o que acontece depois: nota fiscal, despacho e rastreio.

VTEX

Loja virtual

• Pedidos VTEX → Axiom

Axiom connect

hub de integração

Seu ERP

ou qualquer sistema pela API

O que é seller na VTEX e por que isso importa para o ERP?

Seller é quem vende e entrega o produto. Numa loja VTEX, o seller pode ser a própria loja principal, mas também uma loja física que atende pedidos do site, um centro de distribuição regional, uma franquia ou um parceiro.

Para o ERP, o seller responde a perguntas práticas: de qual estoque sai a mercadoria? Qual CNPJ emite a nota? Quem separa e despacha? Se a integração ignora o seller e joga tudo numa empresa só, o faturamento sai pelo CNPJ errado e o estoque baixa na filial errada.

Como funciona o roteamento por seller na integração VTEX com ERP?

A forma mais segura de rotear é declarativa: cada filial ou empresa declara quais sellers são seus, e o pedido vai para quem declarou. A conferência começa pelo nível mais específico. Se uma filial declara o seller, ela recebe o pedido; se nenhuma filial declara, vale a empresa que declarou. O que não tem dono não deve ser adivinhado.

Exemplo hipotético de um grupo com duas marcas:

Seller na VTEX	Quem declarou	Para onde o pedido vai
lojaprincipal	Filial CD Barueri	CD Barueri
lojamoema	Filial Moema	Filial Moema
marcainverno	Empresa Marca Inverno	Marca Inverno, sem filial definida
sellernovo	Ninguém	Fica aguardando, com alerta

O último caso é o mais importante. Pedido de seller desconhecido não deve cair numa filial padrão por conveniência: deve parar e avisar. Um seller novo costuma ser sinal de que alguém abriu uma operação sem combinar com o time de integração.

Como montar o roteamento passo a passo?

1. 1

   Liste os sellers

   Levante todos os sellers que vendem pela loja, inclusive os que vendem pouco.

2. 2

   Defina quem atende cada um

   Para cada seller, decida a filial ou a empresa que separa, fatura e despacha.

3. 3

   Declare do mais específico para o mais geral

   Filiais declaram os próprios sellers; a empresa fica com o que é dela sem filial definida.

4. 4

   Combine o que fazer com seller sem dono

   Defina quem recebe o alerta e quem decide para onde vai um seller novo.

5. 5

   Teste com um pedido de cada seller

   Confirme que cada pedido chegou à filial certa antes de liberar a operação.

O que mais precisa fluir entre VTEX e ERP?

Além do roteamento, algumas decisões aparecem em toda integração VTEX com ERP:

• Quais status entram. Nem todo pedido criado deve ir para o ERP. O comum é trazer os pedidos aprovados e deixar de fora os que ainda aguardam pagamento. A regra precisa estar escrita.
• Credenciais de aplicação. A integração usa uma chave e um token de aplicação da VTEX. Trate o token como senha: guarde num cofre, conceda só as permissões necessárias e troque quando alguém sair do projeto.
• Avisos e conferência. A VTEX avisa quando um pedido muda, mas nenhuma integração deve depender só do aviso. Uma conferência periódica pega o que se perdeu.
• O caminho de volta. Nota fiscal, despacho e rastreio precisam voltar à VTEX para o pedido avançar e o cliente acompanhar. Defina quem faz cada retorno: o ERP, o hub ou outra ferramenta.
• Códigos de produto e status. SKUs, cores, tamanhos e status raramente batem entre a VTEX e o ERP. Um de/para evita alterar os cadastros de origem.
• Estoque por filial. Se cada seller tem o próprio estoque, o saldo precisa ser controlado por filial, não somado. Veja estoque multicanal sem venda furada.

Como fazer essa integração com o Axiom connect

No Axiom connect, os pedidos da VTEX chegam por seller e já roteados para a filial, a organização ou a conta certa. A conferência é de baixo para cima: a filial que declara o seller recebe o pedido; não havendo, a organização. Pedido de seller que ninguém declarou vira alerta e fica aguardando, em vez de cair no lugar errado.

Cada escopo informa a conta VTEX, as credenciais de aplicação, a data de corte e os status que devem entrar, e o Axiom prepara na VTEX o que precisa para receber os pedidos. Na fila única, o pedido da VTEX fica ao lado dos pedidos dos outros canais, com reserva de estoque na filial e todo o caminho no histórico.

Hoje o conector VTEX cobre a entrada dos pedidos. Para o que ainda não tem conector, sistemas próprios podem ler pedidos, notas e estoque pela API. Veja também contas, organizações e filiais, pedidos e conectores.

Quer rotear os pedidos da sua loja VTEX para as filiais certas? Fale com a gente.